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Gestire i pagamenti del paziente
La corretta gestione degli incassi è l’attività che consente allo studio di mantenere allineate le esecuzioni delle prestazioni con il relativo compenso dovuto dal paziente.
L’unico sbilancio accettabile può essere quello a favore dello studio. In sostanza non si deve mai fare da banca al paziente.
Sin dalla presentazione del preventivo è importante chiarire le modalità di pagamento a cui dovrà far fronte il paziente.
Escludendo a priori il pagamento in contanti, ormai inutilizzato a causa dell’indetraibilità della spesa delle cure, lo studio ha oggi a disposizione numerosi strumenti per agevolare il paziente nel pagamento e garantirsi gli incassi nei tempi e nei modi corretti.
Personalmente, reputo fondamentale, nei piani di cura complessi, chiedere un congruo anticipo a copertura soprattutto dei costi dei materiali o dei manufatti futuri da utilizzare.
Il “congruo” anticipo serve, inoltre, a rendere il paziente meno assenteista, più presente agli appuntamenti, abbassando sin da subito e drasticamente il rischio del drop out.
Gli strumenti più diffusi in mano agli studi odontoiatrici, utili per gestire gli incassi sono:
- Incasso con assegno, meglio se non postdatato
- Incasso tramite POS, quindi bancomat e carte di credito
- Bonifico, in questo caso meglio anticipato o immediato
- Finanziamento tramite finanziaria
- Mini finanziamento con Pago Light, con valori sino a 5000 euro in 24 mesi
- Mini finanziamento con PagoDIL, con valori sino a 5000 euro in 12 mesi
- Satispay, una sorta di prepagata sul cellulare che opera su un conto virtuale, in questo caso specifico suggerisco di gestire il conto Satispay come fosse un conto bancario
- Unica alternativa ai pagamenti immediati e ai sistemi finanziari sono le rate di un piano ortodontico che, per la sua durata e variabilità, possono essere pianificate direttamente tra studio e paziente purché venga sempre rispettata la regola del “congruo” anticipo.
Ultimo suggerimento, di pari importanza rispetto agli altri, è quello di dotarsi di un sistema gestionale informatico.
Un semplice click sulla scheda paziente può mostrare la situazione contabile nel dettaglio, i pagamenti effettuati, le relative prestazioni saldate, le rate in scadenza o scadute, conservare copia delle fatture, registrare automaticamente i pagamenti in prima nota e produrre i files necessari a gestire la contabilità da parte del commercialista.
Il recupero crediti non dovrà mai essere un’attività di routine della segreteria ma un’eccezione al flusso quotidiano, bisogna evitare di sommare i costi di questa attività ad un mancato incasso che di per sé è già una perdita.
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